Ako migrovať bez poškodenia doručiteľnosti e-mailov?

Pri migrácii kontaktov do systeme.io je potrebné dodržať niekoľko kľúčových krokov, aby ste zabezpečili hladký prechod z externého autoresponder. Zahŕňa to dodržiavanie osvedčených postupov v technickom nastavení, právnej zhode (najmä v súvislosti s GDPR) a marketingových aktivitách.

1. Príprava a audit vašej súčasnej databázy

Dobre pripravený zoznam je nevyhnutný pre úspešnú migráciu. Tu sú počiatočné kroky:

• Exportujte svoje kontakty vo formáte CSV.
• Skontrolujte dostupné údaje: meno, priezvisko, e-mail, stav (prihlásený, odhlásený), dátum registrácie, tagy atď.
• Segmentujte svoje kontakty na základe angažovanosti (aktívny/neaktívny), aby ste sa vyhli importu zastaraných e-mailových adries.
• Identifikujte nedávnu aktivitu: ak ste nedávno posielali e-maily, zamerajte sa na kontakty, ktoré otvorili vaše správy v posledných 30, 60 alebo 90 dňoch.

2. Čistenie databázy pred importom

Keď máte zoznam správne zoradený, je dôležité zabezpečiť kvalitu e-mailových adries, ktoré obsahuje.

Tu sú odporúčané osvedčené postupy:

• Odstráňte duplikáty, neaktívne alebo neplatné adresy.
• Použite filtre vo vašom predchádzajúcom e-mailovom nástroji na vyčistenie zoznamu. Ak také filtre nie sú k dispozícii, použite službu na overenie e-mailov, aby ste sa vyhli rizikovým adresám (hard bounces, spam traps atď.).
• Uchovávajte dôkaz o súhlase (opt-in); náš tým si môže o to požiadať.
• Rešpektujte stavy kontaktov: neaktivujte odhlásené alebo neaktívne kontakty.
• Zabezpečte, aby boli správne priradené tagy a segmenty.

Poznámka: Do svojho účtu systeme.io môžete importovať odhlásené kontakty. Automaticky sa im pridelí stav "odhlásený" a nebudú dostávať žiadnu komunikáciu cez platformu.

Je tiež nevyhnutné importovať len kontakty, ktoré výslovne súhlasili s prijímaním vašich e-mailov, aby ste zostali v súlade s GDPR a zachovali si doručiteľnosť.

3. Import kontaktov študentov z vašich kurzov:

Ak importujete kontakty, ktoré sa zúčastnili vašich kurzov, ale už dlhšie nedostávali od vás e-maily, proces importu by mal byť postupný.

Vždy, keď sa kontakt pridá do kurzu vo vašom účte systeme.io, odošle sa automatický e-mail s odkazom na prihlásenie do ich oblasti kurzu.

Aby ste zabránili nárastu odmietnutých e-mailov z dôvodu neaktívnych adries, dôrazne odporúčame postupný import.

4. Zahriatie vašej odosielacej adresy alebo domény

Pri zmene poskytovateľa e-mailov je potrebný proces zahriatie. Zahŕňa postupné trénovanie poskytovateľov e-mailov, aby rozpoznali a dôverovali vášmu novému spôsobu odosielania, čo vám pomôže udržať dobrú reputáciu odosielateľa a vyhnúť sa dostaniu do priečinkov nevyžiadanej pošty.

Dôvody tohto procesu vysvetľujeme v tejto stránke pomocníka.

Kľúčové kroky zahriatie:

• Začnite posielaním e-mailov vašim najangažovanejším kontaktom.
• Postupne zvyšujte objem e-mailov odosielaných každý deň.
• Vyhnite sa okamžitému posielaniu veľkých dávok, pretože to môže spustiť blokovanie alebo filtrovanie spamu poskytovateľmi internetových služieb.

Testy a sledovanie po migrácii

• Posielajte testovacie kampane malým segmentom.
• Sledujte kľúčové metriky: miery otvorenia, miery kliknutí, sťažnosti na spam a miery odmietnutí.
• Vyhnite sa kampaniam na opätovné zapojenie neaktívnych kontaktov počas začiatočného obdobia.
• V prípade potreby upravte svoj obsah alebo nastavenia doručiteľnosti.

Pozrime sa na príklad zahriatie zoznamu s viac ako 5 000 kontaktami (známe tiež ako e-mailové zahriatie).

Tento krok je kľúčový na zabezpečenie dobrej doručiteľnosti po migrácii alebo zmene nástroja na odosielanie. Zahŕňa postupné posielanie e-mailov vašim kontaktom na vytvorenie spoľahlivej reputácie odosielateľa u hlavných poskytovateľov e-mailov (Gmail, Outlook atď.).

Cieľ: Zabrániť tomu, aby vaše e-maily smerovali do nevyžiadanej pošty alebo boli blokované poskytovateľmi internetových služieb, pričom začnite s najangažovanejšími odberateľmi.

Príklad plánu zahriatie pre zoznam s viac ako 5 000 kontaktami

Tento proces je kľúčový na zabezpečenie vysokej doručiteľnosti po migrácii. Pomáha vybudovať spoľahlivú reputáciu odosielateľa u hlavných poskytovateľov e-mailov ako Gmail, Outlook atď.

Cieľ: Vyhnúť sa filtrom spamu a blokovaniu zo strany poskytovateľov internetových služieb.

Odporúčaný plán zahriatie počas 7 až 14 dní:

• Dni 1–2: Pošlite 500 vysoko angažovaným kontaktom (otvorili/klikli v posledných 30 dňoch).
• Dni 3–4: Zvýšte na 900 kontaktov, stále vysoko angažovaných.
• Dni 5–6: Pošlite 1 500 kontaktom, vrátane čiastočne angažovaných (otvorili v posledných 60 dňoch).
• Dni 7–9: Pošlite 2 500 - 4 000 kontaktom, vrátane mierne aktívnych používateľov.
• Dni 10–14: Pošlite celému zoznamu, okrem dlhodobo neaktívnych adries.

Tu je ďalší formát zahriatie:

Osvedčené postupy počas zahriatie

1. Uprednostnite svoje najangažovanejšie kontakty

Začnite odosielanie e-mailov kontaktom, ktoré nedávno otvorili alebo klikli na vaše e-maily.

Tým sa poskytovateľom internetových služieb posiela pozitívny signál vytvorením vysokých mier otvorenia a preklikov.

Použite dynamické segmenty, ako napríklad "Otvorili" / "Klikli" v posledných 30, 60 alebo 90 dňoch.

2. Vytvárajte kvalitný obsah

Kvalitný obsah priamo zlepšuje vašu doručiteľnosť.

Dodržiavajte tieto kľúčové zásady:

• Používajte personalizované a pútavé predmety.
• Zahrnite jasné a sledovateľné odkazy.
• Vyhnite sa prvkom bežne označovaným ako spam:
  • Nadmerné používanie veľkých písmen v predmete.
  • Preháňanie alebo príliš propagačný jazyk.
  • Zbytočné prílohy.
  • Špeciálne znaky alebo symboly v názvoch.

3. Sledujte kľúčové ukazovatele

Pozorne sledujte ukazovatele výkonu vašej kampane:

• Miera otvorenia: > 20% sa považuje za dobrý priemer.
• Miera prekliknutia: > 2%, v závislosti od typu kampane.
• Miera odmietnutí: < 2%.
• Miera sťažností na spam: < 0,1%.

4. Odstráňte problematické adresy

Pravidelne čistite svoj zoznam odstránením neaktívnych kontaktov na udržanie vysokej kvality zoznamu.

Odstráňte kontakty, ktoré nevykazovali aktivitu (žiadne otvorenia ani kliknutia) viac ako 6 mesiacov.

Na systeme.io máte dve možnosti, ako to urobiť:

• Manuálne
• Automaticky

5. Autentifikujte svoje odosielanie

• Zabezpečte, aby boli pre vašu doménu správne nakonfigurované SPF, DKIM a DMARC. (Tento krok je zahrnutý v procese migrácie údajov, pokiaľ sa nerozhodnete to zvládnuť sami).
• Použite vyhradenú adresu odosielateľa (napr. novinky@vasadomena.sk  ).
• Vytvorte účet Google Postmaster Tools.

Váš úspech je našou prioritou. Na systeme.io neustále zabezpečujeme doručiteľnosť vašich e-mailov a neúnavne vylepšujeme naše služby na maximalizáciu vašich výsledkov.

Poskytujeme vám vyhradenú službu podpory doručiteľnosti, dostupnú 7 dní v týždni. Neváhajte nás kontaktovať v prípade potreby; náš tím je tu, aby vás podporil.

Bonus: Odporúčané nástroje

• Nástroje na validáciu e-mailov: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce.
• Sledovanie doručiteľnosti: GlockApps, Mail-Tester, Postmaster Tools (Gmail).