Nastavenie e-mailových kampaní: Sprievodca bežnými scenármi a dôležité úvahy

Tento sprievodca pokrýva najbežnejšie scenáre, na ktoré môžete naraziť pri nastavovaní e-mailových kampaní, spolu s osvedčenými postupmi, ktoré zabezpečia plynulý chod vašich automatizácií.

1. Poradie odosielania e-mailov

Poradie e-mailov v kampani nasleduje logiku zhora nadol: e-mail hore je prvý, ktorý sa odošle. Upozorňujeme však, ako sa nové e-maily správajú pred ich aktiváciou.

Keď pridáte nový e-mail do kampane, objaví sa na začiatku zoznamu, pokiaľ je neaktívny (označený sivou bodkou). Keďže nemá konkrétny "odoslať po" príkaz, nie je integrovaný do chronologickej postupnosti kampane.

2. Pridanie nového e-mailu do aktívnej postupnosti

Ak pridáte nový e-mail na začiatok alebo do stredu postupnosti, dostanú ho iba kontakty, ktoré túto fázu ešte nedosiahli.

Kontakty, ktoré už tento bod v postupnosti prešli, nový e-mail spätne nedostanú.

Príklad situácie:

Zvážte nasledujúcu logiku postupnosti:

• "E-mail 1" bol najprv odoslaný 9 kontaktom.
• Potom vložíte "Nový e-mail" na druhú pozíciu.
• "E-mail 2" zostáva na tretej pozícii a už bol odoslaný 12 kontaktom.

Kľúčové poznatky:

• Kontakty, ktoré sú v predchádzajúcom kroku, dostanú ako ďalší "Nový e-mail".
• Kontakty, ktoré už pokročili ďalej (a už dostali "E-mail 2"), vložený e-mail nedostanú.

Stručne povedané, vložený e-mail je doručený iba kontaktom, ktoré túto konkrétnu fázu kampane ešte nedosiahli.

3. Pridanie e-mailu do posledného kroku kampane

Keď pridáte e-mail ako úplne posledný krok, bude odoslaný všetkým kontaktom, ktoré sú stále prihlásené do kampane.

Poznámka: Aj po tom, čo kontakt dostane posledný e-mail v postupnosti, zostáva "prihlásený" do tejto kampane, pokiaľ nie je konkrétne odstránený. Preto pridanie nového posledného kroku spustí zaradenie aj pre týchto existujúcich kontaktov.

4. Ako fungujú oneskorenia pri novo pridaných e-mailoch

Pri pridávaní e-mailu do stredu alebo na koniec postupnosti je dôležité pochopiť, ako systém počíta oneskorenia medzi e-mailami.

Príklad:

Vaša kampaň momentálne obsahuje 2 e-maily:

• E-mail 1: Odoslaný 5 minút po prihlásení.
• E-mail 2: Odoslaný 24 hodín po prvom e-maile.

Kontakt sa prihlási 01/01/2025 o 10:00.

• Dostane E-mail 1 o 10:05.
• Dostane E-mail 2 01/02/2025 o 10:05.

Dňa 01/15/2025 pridáte E-mail 3, nastavený na odoslanie 24 hodín po predchádzajúcom e-maile.

V takom prípade bude pre kontakty, ktoré už dostali E-mail 2, E-mail 3 odoslaný okamžite.

Prečo? Pretože 24-hodinové oneskorenie sa počíta od dátumu, kedy bol prijatý posledný e-mail (2. januára), nie od dátumu, kedy ste nový e-mail pridali do systému (15. januára). Keďže od 2. januára uplynulo viac než 24 hodín, podmienka je splnená okamžite.

Vždy majte na pamäti, že oneskorenia doručenia závisia od skutočného postupu kontaktu v postupnosti, nie od okamihu, kedy bol e-mail vytvorený.

5. Podmienky odosielania e-mailov a plánovanie

Všetky nakonfigurované podmienky musia byť splnené pred odoslaním e-mailu kampane. Ak nie je podmienka splnená okamžite, odoslanie e-mailu bude oneskorené až do nasledujúceho dostupného termínu.

Môžete nakonfigurovať až tri konkrétne parametre:

Možnosti plánovania:

1. Nastaviť oneskorenie

   Vyberte časový interval medzi e-mailami v postupnosti (dni, hodiny alebo minúty).

2. Vybrať konkrétny čas

   Uveďte presnú hodinu dňa, kedy má byť e-mail odoslaný.

3. Vybrať dni odosielania

   Vyberte dni v týždni, kedy je povolené e-mail odoslať.

Príklad:

Naplánujete E-mail 2 s týmito podmienkami:

• Odoslaný 2 dni po E-maile 1
• O 10:00
• len od pondelka do piatku

Ak bol E-mail 1 odoslaný vo štvrtok o 15:00:

• Oneskorenie 2 dni posúva naplánované odoslanie na sobotu o 15:00.
• Keďže je však e-mail obmedzený na pracovné dni a časový slot 10:00, bude oneskorený až do nasledujúceho pondelka o 10:00.

6. Úprava podmienok v aktívnej kampani

Je dôležité pochopiť, ako zmena nastavení ovplyvňuje kontakty, ktoré sú už zaradené v postupnosti.

• Scenár: Kontakty sú momentálne zaradené a dostali niekoľko e-mailov.
• Akcia: Upravil(a) ste podmienky odosielania pre budúce e-maily v tejto postupnosti.

Výsledok:

• Nové podmienky platia len pre nové kontakty, ktoré sa prihlásia do kampane po uložení zmien.
• Existujúce kontakty, ktoré už sú v postupnosti, budú naďalej dostávať e-maily podľa pôvodných podmienok, ktoré platili, keď sa prvýkrát prihlásili.

Tip: Predstavte si kampaň ako vlak na koľajniciach. Každé "vagón" (kontakt) nasleduje rozloženie trate, ktoré existovalo pri začiatku jeho cesty. Zmena trate v priebehu cesty nezmení smer vagónov, ktoré sú už na trati; iba nové vagóny budú nasledovať novú trasu.

Porovnávací príklad:

Počiatočná kampaň:

Aplikácia zmeny:

Zmenili ste E-mail 3 z piatku na sobotu o 15:00.

Dopad:

• Existujúce kontakty: Týchto 200 kontaktov už v kampani nebudú ovplyvnené. Stále dostanú E-mail 3 v piatok o 15:00.
• Nové kontakty: Každý kontakt, ktorý sa prihlási po zmene, dostane E-mail 3 v sobotu o 15:00.

7. Deaktivácia a reaktivácia e-mailov

Pri reaktivácii e-mailov kampane buďte opatrní

Ak deaktivujete všetky e-maily v kampani, zatiaľ čo sú kontakty stále zaradené, opätovná aktivácia týchto e-mailov spôsobí ich opätovné odoslanie všetkým aktuálne zaradeným kontaktom, aj keď ich už predtým dostali.

Aby ste sa vyhli odosielaniu duplicitných e-mailov, čo môže poškodiť vašu reputáciu odosielateľa a viesť k reklamáciám za spam, odporúčame vytvoriť novú kampaň namiesto reaktivácie starých e-mailov pre existujúcich kontaktov.

Najlepšie postupy:

• Deaktivujte e-mail iba vtedy, ak si ste istí, že už nikdy nemá byť odoslaný.
• Ak potrebujete urobiť výrazné zmeny v aktívnej postupnosti, je bezpečnejšie vytvoriť novú kampaň s aktualizovaným obsahom.

8. Kontakty, ktoré sú odhlásené, ale stále zaradené

Keď sa kontakt odhlási z marketingových e-mailov (noviniek, kampaní a pod.) alebo sa stane nedosiahnuteľným (kvôli vráteniu), systeme.io ho automaticky neodstráni z kampane.

To znamená:

• Kontakt zostáva zaradený v kampani.
• Pokračuje v postupe cez kroky postupnosti podľa nastavených oneskorení a podmienok.
• Jednoducho e-maily nedostávajú, kým majú stav "odhlásený" alebo "vrátený".

Ak sa neskôr stav kontaktu zmení späť na "prihlásený":

• Budú opäť dostávať e-maily od kroku, ktorého v tom čase dosiahli.

Na záver: Postupnosť kampane sa nikdy nezastaví, aj keď je kontakt dočasne neschopný prijímať správy.

Záverečný tip pre lepšiu doručiteľnosť:

Prvky e-mailu, ako zložitý HTML kód, nadmerné množstvo písem, veľké obrázky a príliš veľa emotikonov, môžu zvýšiť "hmotnosť" vášho e-mailu. Veľké alebo príliš zložité e-maily majú vyššiu pravdepodobnosť, že ich označia spamové filtre alebo ich odmietnu prijímajúce servery.

Aby ste maximalizovali dosah, udržujte e-maily čisté, ľahké a zamerané na jasný, relevantný obsah. Tým zvýšite šancu, že sa dostanú priamo do schránok vašich odberateľov.