Ako zlepšiť doručiteľnosť mojich e-mailov (pokročilé tipy)

V tomto článku sa s vami podelíme o niekoľko pokročilých tipov na zlepšenie doručiteľnosti vašich e-mailov a o niekoľko pravidiel, ktoré by ste mali dodržiavať, aby vaša doručiteľnosť zostala optimálna.

Tieto tipy sú určené pre tých, ktorí sú oboznámení s konceptom doručiteľnosti. Ak hľadáte základné tipy pre doručiteľnosť, kliknite sem.

Jednou z našich výziev je zabezpečiť, aby sme našim používateľom ponúkali čo najlepšiu doručiteľnosť e-mailov, a to zahŕňa prísne monitorovanie odchádzajúcich e-mailov z našej platformy.

Zachovanie dobrej reputácie našej domény a našich IP adries je zásadné pre poskytovanie účinného autorespondera. Aby sme to zabezpečili, okrem toho, že máme tím venovaný monitorovaniu našej infraštruktúry 7 dní v týždni, zaviedli sme rad základných pravidiel.

Je nevyhnutné vziať na vedomie tento kľúčový bod: doručiteľnosť vašich e-mailov závisí predovšetkým od vašich postupov.

Je nevyhnutné, aby ste merali štatistiky doručiteľnosti vašich e-mailov.

Z praktického hľadiska vám odporúčame urobiť 5 vecí:

1. Použite personalizovaný a autentifikovaný názov domény,
2. Pravidelne čistite váš zoznam kontaktov od kontaktov v stave odmietnutých, odhlásených a najmä tých, ktorí už neotvárajú vaše e-maily.
3. Posielajte e-maily iba ľuďom, ktorí s tým súhlasili.
4. Pochopte indikátory systeme.io týkajúce sa vašich e-mailov.
5. Analyzujte svoje štatistiky.

1. Použite personalizovaný a autentifikovaný názov domény

Mnoho prijímajúcich serverov filtruje e-maily na základe príchodzieho toku nastavením spamových filtrov. Aby ste obišli toto pravidlo, prvým krokom je použiť e-mailovú adresu s personalizovaným názvom domény a autentifikovať ju s našimi službami.

Výsledkom je, že získate dôveryhodnosť u vašich kontaktov a z technického hľadiska servery prijímajúce e-maily budú brať do úvahy reputáciu vašej domény.

Ak chcete autentifikovať váš názov domény, odporúčame vám postupovať podľa postupu opísaného v tomto článku a následne kontaktovať Podporu na overenie.

2. Pravidelne čistite váš zoznam kontaktov

Je dôležité mať zdravú databázu kontaktov. Na to je nevyhnutné ju pozorne sledovať.

Je možné importovať zoznamy kontaktov do systeme.io podľa nižšie uvedeného postupu.

Napriek tomu je potrebné poznamenať, že výslovný súhlas všetkých týchto kontaktov je podmienkou pred ich importom do systeme.io.

Importované kontakty musia vedieť, že sú na vašom zozname adresátov a aký obsah im budete posielať. Cieľom je minimalizovať možnosť, že vaše e-maily budú označené ako nežiaduce.

Preto nepovoľujeme e-mailové adresy zakúpené alebo nájdené na internete (zlaté stránky, verejné profily na sociálnych sieťach atď.).

Systeme.io si vyhradzuje právo pozastaviť funkciu e-mailu, ako aj zablokovať účty svojich používateľov za akékoľvek správanie, ktoré môže poškodiť efektívnosť služby.

Je tiež veľmi důležité vyčistiť váš zoznam kontaktov od všetkých neaktívnych alebo falošných e-mailových adries pred ich importom do vášho účtu systeme.io.

Posielanie e-mailov na neexistujúcich príjemcov zníži vašu mieru doručiteľnosti a môže tiež poškodiť reputáciu vášho názvu domény.

Vaša databáza kontaktov môže obsahovať neaktívne/odhlásené e-mailové adresy, ktoré môžu priamo ovplyvniť vašu doručiteľnosť.

Poskytovatelia e-mailov analyzujú údaje vašej kampane a penalizujú vás, keď vaše e-maily nie sú otvorené. Preto je veľmi dôležité odstrániť všetky vaše neaktívne alebo odhlásené kontakty.

Nakoniec, keď ste importovali váš zoznam kontaktov a začali posielať e-maily, uistite sa, že ho pravidelne čistíte.

Odporúčame vám čistiť ho aspoň raz mesačne, aby ste si ponechali iba responzívne kontakty, ktoré otvárajú vaše e-maily.

2.1 Odstráňte neexistujúce adresy

Existujú 2 typy neexistujúcich adries:

• Staré e-mailové adresy zákazníkov, ktoré mohli byť zatvorené alebo vymazané
• Nesprávne napísané e-mailové adresy, ktoré sú v súčasnosti automaticky odstránené naším systémom.

Na systeme.io a vďaka filtrom dostupným vo vašom zozname kontaktov môžete získať zoznam vašich kontaktov v stave "Odmietnuté" jedným kliknutím.

Odporúčame vám postupovať podľa postupu opísaného v tomto článku.

2.2 Odstráňte neaktívne adresy

Vaše neaktívne kontakty spôsobujú pokles vašej miery otvorení, čo priamo ovplyvňuje vašu reputáciu u poskytovateľov e-mailov.

Niektoré adresy sa stávajú neaktívnymi z niekoľkých dôvodov:

• Vaše e-maily idú do spamu a zákazník ich už nevidí
• Zákazník sa už nezaujíma o aktivitu/služby, ktoré ponúkate
• Váš zákazník dostáva príliš veľa e-mailov a neotvorí ich všetky

Na správu týchto neaktívnych adries ich budete najprv musieť zaradiť do nového zoznamu pridaním TAG-ov.

Máte 2 možnosti:

• Podniknúť špecifickú kampaň na opätovné zapojenie: Ak sa chcete rozhodnúť pre opätovné zapojenie do špecifických kampaní, odporúčame vám urobiť to iba vtedy, ak je váš zoznam segmentovaný, inak to nie je odporúčaná prax.
• Natrvalo odstrániť tieto adresy: Ak sa rozhodnete zbaviť sa týchto kontaktov z vášho zoznamu, môžete použiť filtre poskytnuté v systeme.io na odstránenie kontaktov podľa časového rámca, ktorý ste si na tento účel zvolili. Odporúčame vám postupovať podľa postupu opísaného v tomto článku.

2.3 Implementujte dvojité prihlásenie

Čo je dvojité prihlásenie?

Keď sa vaše kontakty registrujú na registračnej stránke s dvojitým prihlásením, dostanú e-mail obsahujúci odkaz na potvrdenie ich registrácie.

Ak kontakt neklikol na potvrdzovací odkaz do 24 hodín od registrácie, je automaticky odstránený z vášho zoznamu kontaktov.

Implementácia dvojitého prihlásenia má niekoľko výhod:

• Podporuje registráciu kontaktov s platnými e-mailovými adresami a zabraňuje robotom zostať vo vašom zozname kontaktov, pretože nebudú môcť overiť svoju registráciu.
• Umožňuje tiež dvojité potvrdenie súhlasu s prijímaním vašich e-mailov.

Táto možnosť je dostupná v systeme.io: Ako nastaviť dvojité prihlásenie

3. Dodržiavajte správne postupy posielania e-mailov

Posielanie e-mailov vašim kontaktom je skvelý způsob, ako zostať v kontakte a nedostať sa do zabudnutia, ale musíte to robiť správne.

3.1 Posielajte cielené e-maily

V marketingovej kampani je poznanie vašej cieľovej skupiny nevyhnutné. To vám umožňuje oslovovať iba tých ľudí, ktorí sa zaujímajú o váš obsah alebo ponuku.

Dobré cielenie znamená zabezpečiť, že kontakty vo vašom zozname majú záujem o to, čo ponúkate, a preto je pravdepodobnejšie, že otvoria a prečítajú vaše e-maily.

Ak posielajte vaše kampane všetkým vašim kontaktom bez akejkoľvek personalizácie, riskujete, že budete mať nízku mieru otvorení. Vždy majte na pamäti, že nie všetky vaše kontakty sa zaujímajú o tie isté veci. Ak im neustále ponúkate obsah, ktorý nezodpovedá ich záujmom, môžu prestať otvárať vaše e-maily, odhlásiť sa alebo označiť vás ako spam.

Aby ste si udržali ich záujem, musíte segmentovať svoje kontakty podľa ich preferencií, aby ste lepšie zdieľali svoj obsah cielením na ich očakávania. Na to môžete použiť TAG-y.

Nakoniec, nikdy neposielajte e-maily kontaktom, ktoré vám nedali povolenie. To zničí vaše štatistiky.

Okrem toho je nákup zoznamu kontaktov prísne zakázaný.

3.2 Venujte pozornosť predmetom

Predmet e-mailu je prvým oknom do vašej správy, ale aj do vášho podnikania.

Je to prvý dojem, ktorý bude mať váš potenciálny zákazník z vašej správy. Práve podľa predmetu sa vaše kontakty rozhodnú, či otvoria vaše e-maily. Jeho optimalizácia preto priamo ovplyvňuje mieru otvorení vašich e-mailov.

Existuje niekoľko správnych postupov, ktoré by ste mali dodržiavať:

• Nenechávajte predmet prázdný
• Vyhnite sa šokujúcim, kontroverzným slovám a veľkým písmenom
• Obmedzte špeciálne znaky, ako sú výkričníky a otázniky

Predmet by mal sprostredkovať, že sa snažíte poskytnúť hodnotu príjemcovi. Na vzbudenie zvedavosti príjemcu môže vloženie personalizačných prvkov do predmetu e-mailu pomôcť zvýšiť mieru otvorení.

Upozorňujeme, že vzhľadom na obmedzenia, ktoré boli zavedené na určitých serveroch, sa kontrolné filtre stali prísnejšími, pokiaľ ide o konzistenciu medzi menom odosielateľa e-mailu, jeho predmetom a jeho obsahom.

Sme povinní vyzvať vás, aby ste boli bdelnejší, pokiaľ ide o súlad medzi týmito tromi prvkami.

Ak ponúkate vopred napísané sekvencie svojim partnerom/zákazníkom, je nevyhnutné informovať ich o potrebe upraviť e-maily so zachovaním konzistencie medzi týmito tromi prvkami.

Ak za iných okolností používate vopred napísané e-maily v rámci propagácie produktu, je tiež dôležité ich dodržiavať.

Okrem toho, a v zásadnom rešpektovaní základných pravidiel, je zakázané používať identitu tretej osoby alebo spoločnosti.

Je vhodné použiť iba jeden názov odosielateľa na účet/e-mailovú adresu, takže "vaša banka", "účtovné oddelenie" atď. sú zakázané a môžu byť zablokované tímom systeme.io.

Príklad zlého e-mailu:

Predmet, akokoľvek atraktívny, neodráža obsah e-mailu. Ľudia, ktorí nepochopia nuansu, môžu omylom uveriť, že e-mail pochádza z ich banky alebo že je to podvod.

Meno odosielateľa je tiež nevhodné, pretože nie ste banka.

Nakoniec, v súlade s obmedzeniami vydanými "Gmail", vás žiadame, aby ste nepoužívali skracovače odkazov vo vašich e-mailoch (Bitly, TinyURL...)

Tiež vám odporúčame používať odkazy na vaše stiahnuteľné súbory namiesto príloh.

Tieto opatrenia boli prijaté na zlepšenie doručiteľnosti e-mailov pre všetkých používateľov systeme.io a na zachovanie reputácie našich IP adries.

Ak to však nebude dodržané, a v záujme bezpečnosti, budeme nútení pozastaviť posielanie e-mailov z účtov, ktoré nedodržiavajú tieto základné pravidlá.

3.3 Dávajte pozor na "spamové slová"

Detekcia spamu umelou inteligenciou sa výrazne vyvinula. V súčasnosti sa nástroje nezakladajú iba na prítomnosti slova, ale tiež na:

• Kontexte e-mailu
• Počte výskytov slova
• Jeho umiestnení v e-maile
• Jeho písaní

Na určenie, do ktorého priečinka (hlavná schránka, propagácia, spam...) bude e-mail uložený, poskytovatelia e-mailov skenujú celý jeho obsah.

"Spamové slová" sú slová, ktorým sa treba vyhnúť, pretože môžu prispieť k tomu, že vaša správa bude umiestnená do priečinka spam/nevyžiadaná pošta. Je preto nevyhnutné venovať im potrebnú pozornosť.

3.4 Uľahčite odhlásenie

Keď používateľ dostane e-mail, ktorý nechce, bude čeliť 3 možnostiam:

• Odhlásiť sa
• Prestať otvárať e-maily
• Nahlásiť e-mail ako spam

Pravidelné nahlasovanie ako spam bude mať katastrofálny vplyv na vašu doručiteľnosť a môže vás dokonca dostať na čiernu listinu poskytovateľov e-mailov. Ak zákazník jednoducho prestane otvárať vaše e-maily, stratíte tiež doručiteľnosť a vaša miera prekliknutia klesne.

Preto je odhlásenie zďaleka najlepšou možnosťou.

Neexistuje žiadny čarovný prútik na zlepšenie vašej miery doručiteľnosti. Jednoducho musíte byť dôslední, dodržiavať základné pravidlá a mať na pamäti, že vaše štatistiky budú vždy závisieť od vašich postupov.

3.5 Podpíšte svoje e-maily

Je tiež dôležité, aby ste boli identifikovateľný vo vašich e-mailoch (upozorňujeme, že to je nevyhnutné, ak posielajte e-maily napríklad na nemecké servery).

Je totiž dôležité pridať do pätičky vášho e-mailu:

• Vaše meno, názov značky a informácie.
• Ak ste spoločnosť, jej názov a odkaz na vašu webovú stránku.

Nakoniec je tiež veľmi odporúčané, aby všetky odkazy v e-maile, ako aj doména odosielania, ukazovali na tú istú (prístupnú) doménu.

4. Pochopte indikátory vo vašich e-mailoch

So systeme.io sú používatelia rozdelení do skupín a každá skupina používa rôzne sady IP adries.

Reputácia týchto IP adries je jedným z najdôležitejších faktorov zabezpečujúcich doručiteľnosť e-mailov, preto je nevyhnutné udržiavať dobré štatistiky, aby ste boli v najlepších skupinách.

Priraďujeme používateľov do skupín na základe výkonnosti určitých metrík a najmä na udržanie reputácie týchto IP adries.

Zelená skupina: vynikajúce štatistiky

Žltá skupina: priemerné štatistiky

Červená skupina: slabé štatistiky

Karanténna skupina: pre nových používateľov so zlými štatistikami

Sivá skupina: noví používatelia - budú presunutí do jednej zo štyroch skupín, akonáhle pošlú aspoň 500 e-mailov

4.1. Pravidlá:

• Používatelia sú pridelení do rôznych skupín každé ráno
• Používateľ musí používať systeme.io ako klient aspoň 16 dní, aby bol umiestnený do skupiny inej ako skupina nových používateľov
• Používateľ môže byť presunutý z jednej skupiny do druhej až po tom, čo bol v aktuálnej skupine aspoň 14 dní
• Používateľ môže byť presunutý z jednej skupiny do druhej až po odoslaní určitého počtu e-mailov v aktuálnej skupine:

NOVÝ POUŽÍVATEĽ (Sivá) → 500,

KARANTÉNA → 1000,

NÍZKE RIZIKO (Zelená) → 5000,

STREDNÉ RIZIKO (Žltá) → 5000,

VYSOKÉ RIZIKO (Červená) → 5000,

Poznámka: kontrolujeme e-maily odoslané od dátumu poslednej zmeny skupiny až do 5 dní predtým. Potrebujeme týchto 5 dní na zhromažďovanie štatistík doručiteľnosti e-mailov, ako sú:

• Miera odmietnutí
• Hlásenia spamu
• Miera otvorení
• atď.

Existujú 3 hlavné štatistiky, ktoré je potrebné sledovať:

• Miera odmietnutí: toto je percento e-mailov odmietnutých prijímajúcimi servermi v porovnaní s počtom odoslaných e-mailov

  Tieto odmietnutia môžu byť spôsobené rôznymi dôvodmi (falošné e-mailové adresy, deaktivované e-mailové adresy, domény na čiernej listine, incidenty na prijímajúcich serveroch atď.).

• Hlásenia spamu: toto je počet vašich kontaktov, ktoré manuálne nahlásili váš e-mail ako spam, ako aj percento v porovnaní s počtom otvorených e-mailov
• Počet otvorených e-mailov: toto je počet otvorení daného e-mailu, ako aj percento vo vzťahu k počtu odoslaných e-mailov

4.2 Prahy:

Nasledujúce sú prahy pre presun používateľa z jednej skupiny do druhej.

Vysoké riziko:

MIERA OTVORENÍ < 10%

0,4% < HLÁSENIE SPAMU < 1% (min. 6 hlásení spamu)

1,8% < Miera odmietnutí > 5% (min. 30 odmietnutých e-mailov)

Stredné riziko:

10% < MIERA OTVORENÍ < 20

0,25% < HLÁSENIE SPAMU < 0,4% (min. 6 hlásení spamu)

0,7% < MIERA ODMIETNUTÍ < 1,8% (min. 30 odmietnutých e-mailov)

Nízke riziko:

MIERA OTVORENÍ > 20%

HLÁSENIE SPAMU < 0,25%

MIERA ODMIETNUTÍ < 0,7%

Karanténa:

Kontrolujú sa e-maily odoslané za posledných 24 hodín.

Ak je prekročený ktorýkoľvek z prahov, používateľ je okamžite presunutý do karanténnej skupiny:

HLÁSENIE SPAMU > 1%

MIERA ODMIETNUTÍ > 5%

Kontrolujeme aspoň 1000 e-mailov odoslaných až do 5 dní predtým.

Ak ste v karanténnej alebo červenej skupine, odporúčame vám postupovať podľa vyššie uvedených pokynov, ako aj nasledujúcej stránky pomocníka, aby ste správne interpretovali svoje štatistiky a opravili ich na zlepšenie doručiteľnosti vašich e-mailov.

5. Analyzujte štatistiky vašich e-mailov

Na zabezpečenie dobrej doručiteľnosti e-mailov denne monitorujeme aktivity našich používateľov.

Ak zistíme, že niektorý z indikátorov je nezvyčajne vysoký, pozastavíme posielanie e-mailov z používateľského účtu ako bezpečnostné opatrenie (toto sa robí v záujme všetkých používateľov systeme.io).

Tu je niekoľko pokynov na interpretáciu týchto čísel:

• Miera odmietnutí:

Menej ako 0,5% => OK

Medzi 0,6% a 1,9% => Skúste nájsť dôvod.

2% a viac => Kritický problém, čo najskôr kontaktujte našu zákaznícku podporu.

• Hlásenia spamu:

Pod 0,08% => OK

Medzi 0,08% a 0,19% => Zistite dôvod, prečo máte toľko hlásení spamu.

0,2% a viac => Kritický problém, musíte čo najskôr kontaktovať našu zákaznícku podporu.

• Miera otvorení:

20% a viac => Dobrá miera otvorení.

Medzi 10% a 20% => Priemerná miera otvorení.

Menej ako 10% => Musíte vyčistiť svoj zoznam kontaktov.